Cómo escribir un email

Continúo escribiendo acerca del email. En este post pretendo dar mi visión acerca de cómo se debe escribir un email. Parece sencillo, ¿no? Pues no tanto. Hay buenos emails y malos emails, y un buen email es probable que ahorre tiempo y confusiones tanto a su remitente como a sus destinatarios. Toma nota.

Escribe bien

Para empezar, escribe tu email como si estuvieses escribiendo una carta a sus destinatarios. ¿Cómo, que no sabes qué es una carta? Ummmm… Es un mensaje escrito en papel que se enviaba físicamente de un lugar a otro hace tiempo, antes de que existiese internet. En serio: imagina que se trata de una carta y no de una conversación hablada. Esto quiere decir, básicamente, lo siguiente:

  • Estructura el texto según los principios de la retórica que has estudiado en la escuela. Ah, no has estudiado retórica en la escuela. Bueno. Entonces, estructura el texto según los principios de la retórica que tu sentido común te dicte. Y estudia retórica, por favor. Estructurar el texto significa introducir el tema que quieres tratar, dar los detalles, y concluir, en este orden.
  • Evita el uso excesivo de abreviaturas, coloquialismos y otras formas del lenguaje hablado que no son propias del registro escrito. Por supuesto, evita jerga SMS y otras corrupciones similares. Aunque estas formas coloquiales puedan dar colorido a tus emails y proporcionarles un tono desenfadado y alegre, también pueden dar lugar a confusiones y malentendidos.
  • Escribe bien. Es decir, no cometas faltas de ortografía ni omitas la puntuación necesaria. Me siento un poco ridículo escribiendo esto, pero es necesario decirlo. Tengo en mi bandeja de entrada cientos de emails patéticos de personas que creen que usar internet significa escribir todo en minúsculas y sin puntos ni comas.
  • Sé educado. Por escrito, los imperativos que a menudo usamos en el lenguaje hablado suenan fatal. Da las gracias y pide las cosas con amabilidad.

No me interpretes mal; no quiero decir que un email ha de ser siempre formal y adornado con arabescos rimbombantes. En absoluto. Lo que quiero decir es que los principios de comunicación que siempre han funcionado bien con las cartas también valen para el email. Y que los modos de comunicación oral que solemos utilizar por teléfono o de viva voz no funcionan tan bien. La razón, como te puedes imaginar, es que el email es, ante todo, un medio escrito y, por lo tanto, se parece mucho más a una carta tradicional que a una conversación hablada. No te dejes engañar por la inmediatez de la comunicación por email: el email sigue siendo un medio escrito, y este hecho implica un grado de formalidad que no debemos olvidar. Si lo hacemos, caeremos en malentendidos y ambigüedades.

Elige un buen asunto

Otra recomendación, que parece muy obvia pero es a menudo pasada por alto, es esta: utiliza un asunto breve, claro y específico. Estos son asuntos mal pensados:

  • Reunión (es impreciso: ¿qué reunión?)
  • Hola (es muy impreciso)
  • Encontradas llaves de coche en mesa despacho junto a cocina primer piso (es demasiado largo; de hecho, no es un asunto, si no el mensaje en sí)
  • [TRK81] (es poco claro)

Algunos asuntos bien pensados son:

  • Reunión proyecto XYZ
  • Viaje a París
  • Problemas con la red

Proporciona contexto

Mi tercera recomendación es que siempre proporciones el contexto adecuado. No hay nada más frustrante que recibir un email y no tener ni idea de qué coño va. Quizá tú lo tengas muy claro en tu cabeza en el momento de escribirlo, pero los destinatarios no tienen por qué tenerlo igual de presente. Por ejemplo:

Oye, la reunión del otro día, pásame las notas que tengas que me pide la jefa un resumen. Gracias majo.

Este es un email de verdad que he recibido en mi trabajo recientemente. Por cierto, todos los ejemplos que voy a poner son estrictamente reales. ¿Qué hay de malo con el email del ejemplo anterior? Pues que yo tengo varias reuniones al día, y no sé de qué reunión me hablas. Sería mejor algo así:

Oye, la reunión del pasado martes por la tarde sobre el proyecto XYZ, pásame las notas que tengas que me pide la jefa un resumen. Gracias majo.

Creo que queda claro.

Evita emails multi-tema

Otro punto a tener en cuenta es que siempre debes utilizar diferentes emails para tratar diferentes temas. Te lo explico con un ejemplo:

Oye, la reunión del otro día, pásame las notas que tengas que me pide la jefa un resumen. Gracias majo.

Por cierto ¿cómo quedamos para el curso de inglés?

Tremendo el email, ¿no? El asunto era “Reunión”, y la pregunta acerca del curso de inglés, probablemente, fue un añadido de última hora que se le ocurrió al remitente del email según lo escribía. En vez de finalizar el email acerca de la reunión, enviarlo, y crear otro email nuevo para preguntar acerca del curso de inglés (con el asunto apropiado), el remitente decidió juntar los dos temas en el mismo email. Esto no está bien. Imagina que deseas responder a uno de los dos temas ahora pero no al otro, porque, por ejemplo, te va a llevar algo de tiempo encontrar la respuesta. Más tarde has de volver al mismo email para volver a responderlo acerca de otro tema diferente, y seguramente ya tendrás el email archivado. Esto supone una bifurcación en la conversación, lo cual trae consigo problemas de gestión, clasificación y búsqueda. ¿En qué carpeta archivas el email? ¿En la del curso de inglés o en la del proyecto acerca del cual fue la reunión? En definitiva: trata un tema por email, y todo se simplifica.

Lee tu texto antes de enviarlo

Mi última recomendación es que leas el email que acabas de escribir antes de enviarlo. Casi siempre encontrarás algo que mejorar, y a veces encontrarás mucho que mejorar.

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15 respuestas a Cómo escribir un email

  1. Jejejeje Interesante! Sabias reflexiones… Seguiré tus consejos, aunque la mayoría de ellos ya los sigo…

  2. [...] leer un email Hace un par de semanas escribía acerca de cómo escribir un email. Si escribir un email no es trivial, leer un email tampoco lo es. Y responder un email, menos aún. [...]

  3. [...] buenas maneras a través del email Ya he explicado cómo escribir un email, e incluso cómo leer un email. Hoy voy a contarte algunas cosas acerca de cómo mantener las [...]

  4. Juan dice:

    Muchas gracias por la informacion en realidad me ayuo mucho

  5. diana yadira dice:

    gran respuesta pra dar en ejemplos tu solo busca tus ploblemas en internet y te ayudara mucho

  6. diana yadira dice:

    gracias por ayudarme a mis dudas y les recomiendo a todas las gentes que se recomienden en esto

  7. Mariel dice:

    Hola, que buena tu página, yo quiero saber si me puedes ayudar en algo, como dirigirse a las personas en mail, o a varias personas al mismo tiempo, aqui donde trabajo usan mucho la palabra “estimada” a secas, o “estimados” si son varias personas, no sé talvez este bien, pero a mi me enerva esa palabra no se porque….

  8. cesargon dice:

    Gracias, Mariel.

    Este es un tema de formas. Creo que para dirigirse a una persona es mejor utilizar algo así como “Hola Mariel” en un email informal o “Estimada Mariel” en un email más formal. Si el email va dirigido a varias personas, sugiero “Hola” a secas para emails informales. Rara vez enviamos emails formales a múltiples destinatarios, porque la formalidad suele implicar la personalización. Cuando no conocemos los nombres de los destinatarios, se puede usar una fórmula como “Estimados Señores”. En general, cualquier fórmula apropiada en correspondencia escrita es válida para los emails formales.

    ¿Te aclara esto algo?

  9. [...] Cómo escribir un email agosto, 2008 8 comentarios 3 [...]

  10. Ak dice:

    No me gusta eso de decir oye, suena feo, vulgar, demasiado coloquial. Oye ?? A la gente se la llama por su nombre no se le dice oye

  11. StephEris dice:

    Hola, soy una estudiante universitaria italiana (estudio Lenguas y Literatura) y tengo que escribir un email muy importante a un escritor famoso. Como me aconsejan encabezar la carta?? Quiero ser formal pero no demasiado, no es una carta por el trabajo, quiero tambien entrar en una suerte de intimidad con esta persona… pero esto viene despues. Antes todo, como empezar?
    Gracias!!!

  12. cesargon dice:

    Hola StephEris,
    Gracias por tu comentario. Para escribir ese email, te sugiero que uses un esquema de “saludo, presentación, motivo, al grano, cierre, despedida”. Por ejemplo, si yo tuviera que escribir un email a Jorge Luis Borges, lo haría así:

    =====

    Estimado Señor Borges [saludo],

    Me llamo César González Pérez y soy un estudiante de lengua y literatura españolas en Sídney, Australia [presentación]. He decidido escribirle porque, tras leer toda su obra y debatirla con mis amigos y colegas, me gustaría proponerle a usted la participación en un taller de literatura en nuestra universidad [motivo].

    En concreto, este taller… [al grano].

    No deje de escribirme si tiene preguntas o sugerencias. Espero su respuesta tan pronto como le sea posible [cierre].

    Atentamente [despedida],
    César González Pérez

    =====

    Por supuesto, este esquema admite muchas variaciones. Pero, en general, suele funcionar bien. Espero que te sea útil.

    • StephEris dice:

      muy util!! mil gracias!! habia preparado un esquema pero este es mucho mas organizado. lo que encuentro muy util, yo que soy italiana, son las frases formales que me has propuesto, no habria sabido de donde sacarlas :). como me sugieres de escribir de una manera mas rica que me gustaria hacer una tesis sobre su obra y si estaria dispuesto a darme algun esclarecimiento?? o a responder a algunas preguntas?
      gracias de nuevo,
      stefania

  13. Jhoanny dice:

    genial!!!!!!!!!!!!!!! :) realmente encontre lo que necesitaba . gracias

  14. kari dice:

    hola como puedo escribir un email a un minsterio para pedir informacion sobre un expediente muchas gracias

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