Un mejor uso del email

Este es el primero de una serie de posts que haré acerca del email. Desde hace cosa de dos años he ido guardando en un archivo de texto (sí, uso el Notepad) notas varias acerca de cómo utilizar mejor el email en nuestro trabajo, y creo que es hora de ordenar y dar forma a mis apuntes. Comienzo hoy con un poco de background.

El email es un modo estupendo de comunicarse. Muchas personas opinan que es un sustituo pobre de la comunicación cara a cara, o del teléfono; sin embargo, yo opino que es muy superior a estos dos en multitud de casos. No me malinterpretes: no soy un friki que reniega de la condición humana y defiene el aislamiento total en ausencia de contacto interpersonal directo. No, nada de eso. La conversación cara a cara es imprescindible en multitud de ocasiones. Esto no significa que sea mejor que el email siempre. En cuanto al teléfono… bueno. Hablaré largo y tendido acerca del teléfono en el futuro próximo. Baste decir por el momento que el teléfono es un gran destructor de la productividad y del bienestar laboral (ya lo dice Aitor).

La primera ventaja del email que quiero destacar es su carácter asíncrono. Cuando Alice le envía un email a Bob, el mensaje de Alice abandona su destino de inmediato (tan pronto como Alice pulsa “Enviar”), pero esto no implica que Bob sea interrumpido por el mensaje de Alice de forma inmediata. En otras palabras: Alice puede continuar trabajando en otras cosas, y Bob puede escoger cuándo dedicar su tiempo y su atención al mensaje de Alice. Es decir, Alice y Bob están desacoplados, cosa que no ocurre con una conversación cara a cara o con una llamada de teléfono. Cualquiera de estos dos métodos obligarían a Alice y Bob a sincronizar sus tiempos y ponerse de acuerdo en cuándo dedicar su atención al intercambio de mensajes.

Piénsalo bien. Cuando suena tu teléfono, tienes que cogerlo. El teléfono es un dictador. Si no lo coges, sigue sonando, machacándote los oídos hasta que no puedes más y sucumbes. Te destroza la concentración, incluso la de tus compañeros más cercanos, y de mangonea hasta que cedes y le haces caso. Por eso dejas todo lo que estés haciendo, incluso dejas plantada a la persona con la que estás hablando cara a cara, y descuelgas el teléfono. Algo parecido ocurre normalmente cuando alguien se te acerca y te pregunta “¿tienes un momento?”.

De este modo, la asincronía intrínseca del email, al permite desacoplar la dedicación a la conversación de las partes involucradas, permite que cada individuo decida cómo organizar su tiempo sin necesidad de ceder a la presión de aceptar una llamada de teléfono entrante (“riiiiiing, riiiiiing…”) o de atender una interrupción que te saca de tu concentración (“¿tienes un momento?”).

La segunda gran ventaja del email frente a las conversaciones cara a cara o el teléfono es que todo queda registrado por escrito. Las actas de las conversaciones se hacen solas. Cuántas veces me he encontrado pensando “cómo me gustaría haber grabado aquella conversación contigo para poder mostrarte ahora lo que dijiste”, o “¿en qué quedamos el martes pasado cuando hablamos?; no me acuerdo”. Si hubiese utilizado email, no tendría estos problemas.

En relación con esto, el email tiene una tercera ventaja, y es que, al ser un medio escrito, nos obliga a dar forma a nuestras ideas. Cuando escribes algo lo estás leyendo al mismo tiempo, vuelves atrás, lo corriges, cambias unas palabras, lo relees, le das unas vueltas hasta que estás satisfecho. Quizá elimines unas frases porque te han hecho pensar y no estás convencido; si estuvieses hablando por teléfono o cara a cara, hubieses dicho estas frases sin ocasion de poder contrastarlas contigo mismo. En multitud de ocasiones me he encontrado a medio escribir un email y pensando “espera, espera… necesito pensar más en esto”, y guardando el email en la carpeta de Borradores o borrándolo para dedicar un par de días a pensar en el problema antes de hablar de él de forma precipitada. Una vez más, un medio diferente del email no nos hubiese ofrecido esta posibilidad de reflexión. Tanto es así, que hace tiempo que he tomado la siguiente resolución personal: cuando tengo que explicar algo muy complejo a un compañero de trabajo, me fuerzo a hacerlo por email. Las cosas sencillas las explico de viva voz, pero los asuntos complejos siempre los intento hacer por email. Esto me obliga a escribirlos, a formalizarlos, a releeros, a ordenarlos y a reconsiderarlos una vez más. He aprendido muchísimo gracias a esto.

Podrías decirme “bueno, vale, pero una conversación cara a cara o una llamadita son mucho más rápidas”. Depende cómo definas “rápidas”. Si miras a corto plazo, es decir, si mides la duración de la conversación de la que estamos hablando nada más, entonces quizá sí. Seguramente es más rápido levantarte de tu silla, caminar 15 metros hasta la mesa de Bob, decirle “¿tienes un momento?”, hacerle tu consulta, escuchar su respuesta, y volver a tu mesa. Seguramente esto sería más rápido que escribirle un email y esperar a que Bob te responda.

Sin embargo, la cosa cambia si mides no solo la duración de la conversación en sí, si no también la duración de sus consecuencias. Por ejemplo, el mero hecho de que interrumpas a Bob para hacerle tu consulta y lo saques de su concentración (hablaré más de esto en el futuro) tiene un coste en tiempo (y productividad) que seguramente ni te puedes imaginar. De forma parecida, si al cabo de unos días necesitas recordar qué te respondió Bob y pierdes tiempo buscando la respuesta, o has de interrumpirlo otra vez porque no tienes un email que la explica claramente, esto también tiene un coste en tiempo. En resumen: existen una serie de costes ocultos que a menudo no vemos cuando, de forma intuitiva, opinamos que una breve charla es más rápida que un email.

Además, no siempre necesitamos la inmediatez. Es más: me atrevo a decir que casi nunca necesitamos la inmediatez. La inmediatez de la respuesta es un lujo innecesario al cual quizá nos hemos malacostumbrado, y por el cual estamos pagando un precio tan alto como desconocido.

En resumen: en contextos laborales, el email es habitualmente muy superior al teléfono, y muchas veces mejor que una conversación cara a cara. Nos permite desacoplar a las partes involucradas, respetando así las individualidades de cada uno; mantiene un registro de lo que se dice; nos obliga a pensar y formalizar nuestras ideas; e incluso es posible que ahorre tiempo.

Seguiré hablando acerca del email muy pronto. Mientras tanto, dime lo que opinas.

2 respuestas a Un mejor uso del email

  1. Joder! Ya era hora de que alguien lo dijese de forma tan clara y rotunda. A mi lo que me “quema” es el maldito teléfono y sus interrupciones. Ya lo dije en mi blog (http://pasionporinnovar.blogspot.com/2008/01/por-qu-odio-el-telfono.html), odio el teléfono!!!😛 Yo también soy de la opinión que el escribir nos hace repensar todo otra vez… y al final obtener un mejor resultado.

  2. cesargon dice:

    Pues sí. He añadido un link a tu post. ¡Gracias mil!

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