Espacios abiertos

En alguna ocasión he mencionado el tema de los espacios abiertos. Me refiero a esas oficinas donde muchas personas trabajan compartiendo una gran habitación. Hay multitud de variantes: a veces el espacio es totalmente abierto, y las mesas se disponen en filas o en grupos; a veces se usan mamparas de media altura para delimitar pequeños grupos de mesas (y de personas); otras veces se usan plantas u otros elementos para organizar el espacio. A veces, las salas albergan cinco o seis personas, pero otras veces son inmensas, llegando a alojar a cientos de trabajadores. Como pollos en una granja, vaya.

Esta forma de organizar el espacio contrasta con formas más cerradas, las cuales utilizan habitaciones convencionales (a veces llamadas “despachos”) para alojar a unas pocas personas (dos o tres), o incluso a un solo individuo. Los despachos tienen paredes y puertas, creando un espacio cerrado, fragmentado, muy diferente al espacio abierto descrito en el párrafo anterior.

DeMarco y Lister cuentan, en el capítulo 9 de Peopleware, que el modelo del espacio abierto surgió como de la nada y, sin justificación previa, atendiendo probablemente a razones de conveniencia para arquitectos e interioristas, puesto que hace más fáciles las tareas de distribución de las conducciones eléctricas, de datos y de aire acondicionado y facilita el acceso a los diferentes lugares. Sin embargo, nunca se ha demostrado que los espacios abiertos mejoren la productividad de los empleados. Curiosamente, y también según DeMarco y Lister, el argumento de la productividad se ha usado reiteradamente para apoyar el uso de los espacios abiertos frente a la alternativa más tradicional de los despachos cerrados. Estos autores citan, por ejemplo, el artículo de R. Dittrich “Open-Plan DP Environment Boosts Employee Productivity”, publicado en Data Management, vol. 22 en 1984, el título del cual hace mención clara a la pretendida relación entre la productividad de las personas y la organización del espacio de forma abierta (“open-plan” en inglés). Sin embargo, cuando uno lee el artículo, la productividad de las personas ni se menciona: todas las razones que se dan a favor de los espacios abiertos son de índole arquitectónica o ingenieril, como he señalado antes. En palabras de DeMarco y Lister, la única forma en que se ha intentado demostrar la relación entre el aumento de la productividad y la organización del espacio de forma abierta ha sido solamente por afirmación reiterada. Nada más.

Los estudios que IBM realizó en sus laboratorios de Santa Teresa (California) en los años 70 son ya un clásico del tema. Entre sus muchas conclusiones, los investigadores recomendaron que cada trabajador tuviese:

  • 10 metros cuadrados de espacio dedicado (es decir, excluyendo espacios comunes)
  • 3 metros cuadrados de superficie de trabajo (mesa y similares)
  • división del espacio en despachos individuales o, como mucho, de dos personas, mediante paredes convencionales o mamparas de 2 metros de alto

Está claro que estas recomendaciones chocan frontalmente con las tendencias marcadas por los espacios abiertos. Chocan aún más frontalmente con las ridículas políticas de organización del espacio que algunas empresas han comenzado a utilizar en los últimos años, mediante las cuales no se asigna un lugar concreto a cada trabajador, si no que se dispone un pool genérico de puestos de trabajo, cada uno consistente en una mesa, silla y conexión a internet, y cada persona ocupa el lugar que esté libre cuando llega por la mañana. Entre esto y la estabulación masiva de ganado hay muy poco.

Bromas aparte, me interesa profundizar en los porqués. ¿Por qué las organizaciones cometen semejantes estupideces? ¿Por qué están tan equivocadas? También me interesa estudiar las posibilidades de cambio. ¿Cómo podemos hacer para convencer a nuestros managers de que es necesario cambiar estas políticas?

Lo primero que quiero dejar claro es que la organización del espacio de forma abierta, y no digamos en pools, es un desastre. Es un desastre para el trabajador y, consiguientemente, para la propia organización. No pretendo hacer un análisis de cada una de las causas aquí, porque necesitaría mucho espacio, pero sí puedo enumerar las tres que creo que son las más importantes, y analizarlas con detalle en otros posts futuros:

  • DeMarco y Lister inciden mucho en el flujo (“flow” en inglés) o estado de concentración profunda. Los trabajadores del conocimiento necesitamos trabajar concentrados, y un espacio abierto dificulta esto. Tú puedes no ser consciente, o serlo solamente en parte, pero es así. Te guste o no, te siente mejor o peor: trabajas mejor cuando estás solo. Esto se apoya en los datos, proporcionados también por DeMarco y Lister, y corroborados por otras fuentes, de que incluso las personas que más trabajo en equipo hacen, pasan la mayor parte de su tiempo trabajando de forma individual o con un compañero. Solamente una pequeña fracción de nuestro tiempo la empleamos trabajando con un grupo.
  • Somos seres territoriales. Nos gusta personalizar nuestro espacio, marcarlo y diferenciarlo. No hay más que echar un vistazo a tu mesa de trabajo y el entorno que la rodea para darse cuenta de que lo has configurado a tu gusto, lo has construido según tus propias necesidades y preferencias. En un espacio común, compartido con un gran número de personas, esto es mucho más difícil que en un espacio privado. En un espacio tipo pool, es imposible, y produce un desarraigo físico total. Si no podemos personalizar y diferenciar nuestro espacio, nos sentimos mal, y si nos sentimos mal, tendemos a no quedarnos mucho tiempo en un sitio.
  • A menudo tenemos la necesidad de cierta privacidad. Queremos pedir cita con un médico y no nos gusta que nos oiga nadie, necesitamos descansar un rato y echar una cabezada, o nos vemos obligados a dar una reprimenda a un empleado. Estas situaciones son muy difíciles de conducir en un espacio abierto.

También creo necesario aclarar un aspecto muy importante. Cuando defiendo el uso de espacios cerrados y critico los espacios abiertos no quiero decir con ello que se deban eliminar los espacios de uso común. Recuerdo algunas conversaciones de café en las que yo defendía el uso de despachos individuales para todo el mundo, y algunos de mis colegas se rasgaban las vestiduras exclamando “¡pero estás loco! ¡eso haría imposible la colaboración!”. Estos colegas míos parecían ignorar dos cosas. Primero, hoy en día, la mayor parte de la colaboración se produce por email. Segundo, el disponer de espacios privados que te permitan trabajar concentrado cuando lo necesites no quiere decir que no puedan existir salas de reuniones o espacios comunes para trabajar en grupo cuando sea necesario.

Mi opinión es que las organizaciones prefieren espacios abiertos por una combinación de las siguientes razones:

  • Los espacios abiertos son más baratos. No hay que levantar paredes ni colocar puertas.
  • Los espacios abiertos son más flexibles. Se puede reubicar a las personas fácilmente si cambia la organización de la empresa.
  • Los espacios abiertos favorecen la colaboración entre las personas.
  • Los espacios abiertos dan una sensación de modernidad, dinamismo y frescor.
  • Los espacios abiertos sirven como mecanismo de vigilancia. En un espacio abierto, es más fácil saber si un trabajador se ausenta o se dedica a tareas poco apropiadas.
  • Los espacios abiertos marcan la diferencia entre jefes y no-jefes.

En mi experiencia, todas estas razones están equivocadas. A continuación explico por qué brevemente; si te interesa alguno de los temas en especial, dímelo y profundizaré en él.

Los espacios abiertos, cierto, no llevan paredes ni puertas, y esto los hace más baratos que los espacios cerrados si miras solamente el coste inmediato del espacio. Pero si te fijas en el coste a medio plazo de las personas que van a trabajar en ese espacio, la cosa cambia. Todos los estudios publicados acerca de productividad señalan que ésta es mayor en espacios cerrados, y mayor productividad implica ahorro. DeMarco y Lister mencionan una relación de 1 a 20 entre el coste del espacio y el coste de la persona: un pequeño ahorro gracias a la productividad se multiplica por 20 en relación al coste por espacio.

Los espacios abiertos pueden parecer más flexibles, pero también tienen paredes y puertas, solo que más espaciadas. De este modo, en oficinas basadas en espacios abiertos, se tiende a organizar a las personas en base a grandes grupos. Cuando estos grupos cambian, las personas han de moverse también, con lo cual el problema sigue existiendo. Un espacio cerrado, basado en despachos individuales, es lo más modular que se puede concebir, ya que no impone agrupamiento alguno de los trabajadores. Cada individuo posee su despacho, independientemente de cómo se organice o reorganice la empresa.

Los espacios abiertos no favorecen que las personas colaboren; lo que favorecen es que las personas hablen. Hablen, griten, canten, bailen, se cuenten chismes, jueguen al frontenis, hagan carreras de sillas, competiciones de flexiones… De todo he visto (y en casi todo he participado). Como ya he indicado, la mayor parte del tiempo trabajamos solos o en pareja; DeMarco y Lister dan la cifra de un 80% trabajando solo o con otra persona (tareas que se pueden realizar en tu despacho individual), frente a un 20% trabajando en grupo (lo cual necesita de un área común). Mi experiencia personal arroja cifras similares. Además, la colaboración no necesita de la interacción física cara a cara; ésta es solo una opción. Trabajar en un espacio ruidoso lleva a la gente a construirse una burbuja de aislamiento en torno a ellos: te pones música, haces un esfuerzo consciente por aislarte de tu entorno. Ha sido demostrado que la creatividad cae en picado cuando se trabaja escuchando música (parece ser que el hemisferio derecho del cerebro se queda ocupado con la música y no crea), y la burbuja aislante que te montas permanece a tu alrededor, sin que tú te enteres, aún después de que te levantes de tu silla, perjudicando tus interacciones con otras personas.

Los espacios abiertos pueden dar una sensación de dinamismo y modernidad a las personas desinformadas o no conocedoras de la realidad organizativa moderna, del mismo modo que lo puede hacer pintar el edificio por fuera de colores brillantes o enviar un mailing navideño impreso en postales de 8 € la unidad. Todo forma y nada de sustancia. Personalmente, a mí se me cae el alma a los pies cada vez que entro en una oficina organizada en espacio abierto. Y no digamos cuando veo uno de esos pools tipo granja de pollos. Pobriños.

Los espacios abiertos sí pueden usarse como mecanismo de vigilancia. Eso es cierto. Ahora bien, vigilar a tus empleados es equipicidio (“teamicide” en inglés, en palabras de DeMarco y Lister). No lo hagas. Si crees que necesitas vigilar a tu gente, algo va mal contigo o con tu organización.

Los espacios abiertos habitualmente se dedican a los no-jefes, mientras que muchos jefes disponen de despachos privados, habitualmente enormes. Esto marca las diferencias y deja clara la jerarquía. Esto es, dicho llanamente, una tontería. Cualquier manager debe de comprender que, por el bien de la organización, cada trabajador debe tener a su disposición los recursos que necesite para poder hacer su trabajo lo mejor posible. Y los trabajadores del conocimiento necesitamos espacios privados por las razones de concentración profunda, territorialidad y privacidad que he dado más arriba.

En resumidas cuentas: ninguna de las razones que puedo pensar por las que las organzaciones mantienen espacios abiertos es válida. Aún así, los mantienen. Evidentemente, tiene que existir alguna contradicción o doble moral en algún lugar de mi argumentación (o de la suya) para que esto sea así. ¿Me ayudas a encontrarla?

5 respuestas a Espacios abiertos

  1. […] posibilidad y la obligación Hace una semana escribí acerca de los espacios abiertos, y de cómo algunos de mis ex-colegas no comprendían que yo defendiese el uso de despachos […]

  2. […] No es así. Estar juntos fomenta la interacción, pero no la colaboración, como ya he explicado en un post anterior, y esta interacción no siempre es positiva. Es más, habitualmente es ruidosa, entorpecedora y […]

  3. […] puedo decir que no haya dicho ya? Este artículo corrobora mi postura, punto por punto. Habla de la territorialidad del ser humano […]

  4. […] que sonreí cuando escuché esas palabras, porque no puedo estar más de acuerdo con ellas. Nuestro entorno de trabajo es también nuestra casa. Vivimos en […]

  5. […] estar solo y concentrarme. Ya he hablado acerca de la importancia de tener un despacho individual, aquí y aquí. Hoy voy a hablar acerca de la importancia de que en tu despacho haya una […]

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: