Organizando las vacaciones

Hace unos días que llegué de mis vacaciones de verano. Y qué mejor tema para tratar hoy que, precisamente, las vacaciones. A menudo me he encontrando hablando con la gente acerca del mejor modo de controlar o regular la forma en que las personas de una empresa u organización se cogen las vacaciones, para que la ausencia de cada uno impacte lo menos posible en la marcha del trabajo. En otras palabras, se trata de responder a la pregunta: ¿cómo podemos organizar las vacaciones de todos para que el trabajo se vea lo menos afectado posible?

Lo primero que tenemos que admitir para poder llegar a una conclusión es que esta pregunta es poco rigurosa, porque decir “lo menos afectado posible” es como no decir nada. “Lo menos posible” es cero, nada, nil, nulo. Eliminamos las vacaciones y listo: el trabajo sigue su curso. Evidentemente, eso no es posible por varias razones, así que tenemos que encontrar un equilibrio entre este extremo y el extremo opuesto, es decir, no pensar en absoluto en las necesidades del negocio y permitir que las personas organicen sus vacaciones como les plazca.

Permíteme que te cuente una experiencia personal. He trabajado en empresas privadas pequeñas y multinacionales, en organizaciones del gobierno, en universidades españolas y extranjeras, y en todos estos sitios he visto sistemas muy diversos para intentar obtener una respuesta “ideal” al problema de las vacaciones. Lo curioso, y muy interesante, es que todas las organizaciones en las que he trabajado intentaban resolver el mismo problema, pero las soluciones que utilizaban eran diferentes y, a menudo, completamente contradictorias. Por ejemplo: según una empresa en la que trabajé en España, una norma que ayuda mucho a que el trabajo se vea menos interrumpido por las vacaciones de la gente es obligar a las personas a agrupar las vacaciones en bloques tan grandes como sea posible. Según otra empresa con la que colaboré en Australia, una técnica muy útil es, precisamente, fomentar que la gente fragmente sus vacaciones tanto como pueda. Fíjate que estas dos opciones son justo opuestas; tiran en direcciones contrarias. Me cuesta creer que las dos sean correctas.

Dimensiones de variación

Las políticas de vacaciones de casi todos los lugares donde he trabajado coinciden en una cosa: otorgan a sus trabajadores más o menos un mes al año de tiempo vacacional. A partir de ahí, todo son diferencias. Estas diferencias se producen en varios aspectos:

  • Algunas organizaciones promueven (u obligan a) que las vacaciones se cojan solamente durante cierto periodo del año (el “periodo vacacional”), que en España coincide con el verano. Otras no imponen esto y permiten que las personas cojan sus vacaciones en cualquier momento.
  • Algunas organizaciones promueven (u obligan a) que las vacaciones se cojan en bloques lo más grandes que sea posible, estableciendo un “tamaño mínimo”; por ejemplo, no permitiendo que se coja menos de una semana de cada vez. Otras organizaciones dejan que las personas cojan sus días de vacaciones tan agrupados o fragmentados como cada uno desee. Otras organizaciones promueven (u obligan a) que las vacaciones se fragmenten lo máximo, poniendo un “tamaño máximo”; por ejemplo, no permiten coger más de dos semanas de cada vez.
  • Algunas organizaciones promueven que muchas personas cogan sus vacaciones al mismo tiempo, mientras que otras organizaciones promueven lo contrario. En mi experiencia, esto no suele ser una política explícita en ningún caso, sino el resultado de una combinación concreta de políticas respecto a los aspectos anteriores. Por ejemplo, una organización que promueva un periodo vacacional determinado y grandes bloques de vacaciones tenderá a ver como su gente se ausenta toda junta, mientras que una organización que no estipula periodo vacacional alguno y no impone límites al agrupamiento ni fragmentación de las vacaciones tenderá a ver como las personas se van de vacaciones de un modo más repartido.

Observaciones

A lo largo de los años he realizado una serie de observaciones que merece la pena comentar. Muchas de ellas te resultarán muy familiares.

  • Cuanto más tiempo seguido te ausentes del trabajo, más “desconectas”. Esto es bueno porque te permite descansar mejor, pero también es malo para el negocio porque tardas más en ser productivo a la vuelta. Está claro que si te ausentas un solo día (por ejemplo, no vas a trabajar un miércoles en medio de una semana laborable), el jueves siguiente trabajas de forma prácticamente normal, mientras que si te ausentas un mes completo, tardas unos pocos días en volver a coger el ritmo.
  • Especialmente en organizaciones medianas o pequeñas (de 50 personas o menos), o en equipos de trabajo de estas dimensiones, donde los proyectos están a cargo de un número reducido de personas (3 ó 4, por ejemplo), una sola persona ausente representa un bajón de productividad muy significativo (en torno al 25%). Esto significa que cuando una persona se ausenta por vacaciones, el ritmo del trabajo sufre, queramos o no. Lo único que se puede hacer para paliar esto es intentar que no ausenten múltiples personas al mismo tiempo. Evidentemente, esto no sucede si eres un cajero en un hipermercado, pero recuerda que estamos siempre hablando de trabajadores del conocimiento.
  • Las personas con responsabilidades críticas, de las cuales dependen, por ejemplo, decisiones importantes, grandes cantidades de dinero, o el trabajo de muchas otras personas, no deben nunca ausentarse durante largos periodos de tiempo de forma continuada. Por ejemplo, imagina una empresa de unas 80 personas con un departamento de informática compuesto por 2 personas. Si estas 2 personas se ausentan por vacaciones al mismo tiempo durante tres semanas, la empresa entera se queda sin soporte informático. Si se produce un problema durante esas tres semanas, es posible que la empresa entera quede paralizada hasta que estas personas regresen.
  • En España y otros países que tienden a fomentar que todas las personas cojan vacaciones a la vez, se da el síndrome de “parálisis por vacaciones”. Es decir, muchos servicios se colapsan durante el periodo vacacional porque, simplemente, casi todo el mundo se ha ausentado y las empresas y organizaciones son incapaces de responder a sus obligaciones. Esto proyecta una imagen muy mala e incluso puede producir situaciones de incumplimiento contractual.
  • Diferentes personas tienen diferentes preferencias, estilos de vida, situaciones familiares y personales, etc. A algunos nos gusta viajar a lugares cálidos en verano durante varias semanas, mientras que otros preferimos hacer escapadas de unos pocos días durante el otoño y el invierno. Cualquier plan “universal” que se intente aplicar a todo el mundo por igual va a satisfacer a algunos y a parecerle injusto a otros.
  • Las vacaciones son habitualmente percibidas por las personas como algo a disfutar, como un derecho a ser feliz, como un reducto que debe ser perfecto. Cualquier elemento que lo contamine, que lo haga menos ideal de lo que te gustaría, por insignificante que sea, destruye el sueño, convierte a las vacaciones en algo mediocre, y reduce considerablemente la satisfacción de la persona en su trabajo.

Mi propuesta

Utilizando mi propia experiencia y completándola con un poco de sentido común, creo que la política de vacaciones más razonable debería basarse en la siguiente máxima: dejar tanta libertad como sea posible para que la gente coja sus vacaciones como desee. En otras palabras, se trata de:

Eliminar restricciones que no aporten ventajas claras y demostradas al negocio.

En concreto:

  • Evitar un periodo vacacional. Permitir que las personas cojan vacaciones en cualquier momento del año, cuando lo deseen. Esto favorece que diferentes personas se ausenten en diferentes momentos, lo cual combate el síndrome de “parálisis por vacaciones”.
  • Evitar imponer límites mínimos y máximos a los bloques de vacaciones. Permitir que las personas agrupen o fragmenten sus vacaciones tanto como les parezca. De este modo, las personas pueden coger todo un mes seguido, o bien días sueltos uno a uno a lo largo del año. Esto también favorece la aleatorización de las ausencias y combate la “parálisis por vacaciones”.

Además de combatir la parálisis, estas medidas permiten que las personas se vayan de vacaciones cuándo y cómo les plazca, lo cual, como es de suponer, será preferible a tener que ajustarse a unas normas que a menudo resultan arbitrarias.

¿Y qué hay de los intereses del negocio?

Hasta aquí todo es jauja. Pero, ¿qué hay de los intereses del negocio? ¿Realmente crees que dejar que las personas hagan lo que quieran con sus vacaciones es bueno para la organización?

Sí, siempre y cuando se aplique la siguiente cautela:

La organización de las vacaciones de una persona se negocia entre esa persona y su supervisor de modo personal y específico.

Es decir, la propuesta que he esbozado es válida siempre y cuando esté supeditada a que las vacaciones se organicen de forma consensuada entre el interesado y su supervisor, es decir, su “jefe” directo. Asumo aquí que el supervisor conoce perfectamente los detalles de los proyectos en marcha y las necesidades de esfuerzo a corto plazo y, por lo tanto, es la persona indicada para llevar a cabo esta negociación. Propongo que las vacaciones no se cojan siguiendo unas reglas generales que imponen normas o recomendaciones iguales para todos, sino que se negocien de forma personal y específica con el supervisor. El supervisor velará por los intereses del negocio, y tú por los tuyos.

Este era el sistema que utilizábamos en uno de los sitios en los que trabajé hace unos años. Cada vez que yo quería irme de vacaciones unos días (ya fuese un único día, ya fuesen varias semanas), le escribía un email a mi supervisor, o me tomaba un café con él, le proponía cuándo quería irme y por cuánto tiempo, y en quince minutos decidíamos si era posible o si no. Rara vez la respuesta era “no”. En esos casos, negociábamos una alternativa y todos contentos.

Colofón: las restricciones inútiles

He explicado antes que la máxima que rige mi propuesta es eliminar las restricciones que no aporten nada. Esta máxima, como te puedes imaginar, es muy potente, y se puede aplicar a muchos ámbitos más allá de la organización de las vacaciones. En concreto, y volviendo al tema de este post, las restricciones que más habitualmente me he encontrado (y me encuentro) en mi vida profesional (i.e. un periodo vacacional delimitado y un límite mínimo y/o máximo al bloque de días que se pueden coger) nunca me han demostrado su utilidad. Al contrario: creo que son completamente inútiles, en el mejor de los casos, e incluso contraproducentes. Si discrepas y crees que alguna de estas restricciones, o alguna variante de las mismas, aporta algo positivo al negocio, déjame un comentario y estaré encantado de discutir contigo.

4 respuestas a Organizando las vacaciones

  1. Cristina dice:

    Las vacaciones han de plantearse siempre como una necesidad, no como una parte ajena al trabajo sino como una parte implicada en ello. Y desde luego, ese pensamiento negativo de ” el trabajo afectado” es una consideración a muy corto plazo.

    Si valoras lo positivo que ofrece, especialmente el alejarse un poco de lo cotidiano, para al terminar las vacaciones volver a la rutina cotidiana con visión renovada, y con nuevas inquietudes, al final el trabajo no se ve afectado. Solo aplazado temporalmente. ¿Y que son unas semanas al fin y al cabo?

    A largo plazo, y en el conjunto del año, el trabajo no se ve afectado.

  2. cesargon dice:

    Cristina, preguntas “¿Y qué son unas semanas al fin y al cabo?” Pues depende del trabajo. Permite que te dé un par de ejemplos.
    Hace años solicité un visado para viajar a un país extranjero. Este trámite lo hice con la embajada de ese país en Madrid. Allí me atendió una chica muy amable. Tras numerosas conversaciones telefónicas, cuando mi visado estaba a medio tramitar, y yo tenía mi viaje planeado, esta chica se fue de vacaciones. Yo me enteré porque un día llamé para preguntar por el estado de mis trámites y me respondió su compañera que “Susana no vuelve hasta dentro de dos semanas, y tu visado está de su mano, así que yo no te puedo ayudar”. Mi visado se retrasó dos semanas por eso, yo tuve que cancelar una reserva de vuelo (con los gastos correspondientes) y cambiar planes de viajes que afectaron no solo a mí sino a varias personas.
    Hace un par de años me contrataron en una empresa un mes de Diciembre. Hubo un error en el contrato por parte de mi empleador, pero cuando me di cuenta y quise corregirlo, la persona que llevaba mi caso se había ido un mes de vacaciones. No había nadie más que supiese de mi contrato. Estuve un mes sin cobrar, en un limbo legal. Tuve que pedir un préstamo para poder pagar el alquiler y, al no tener una nómina, el banco me denegó una tarjeta de crédito, con lo cual no pude pagar el coche que acababa de comprarme. Puedes imaginarte las complicaciones.
    Cuento todo esto para ejemplificar mi respuesta a tu pregunta “¿Y qué son unas semanas al fin y al cabo?”. Desde el punto de vista de la persona que se marcha de vacaciones, unas semanas son poca cosa. Pero desde el punto de vista del usuario de los servicios, es inaceptable que la organización no tenga capacidad de respuesta. Estoy completamente de acuerdo en que las vacaciones son una necesidad y algo fundamental; es más, creo que mi postura es mucho más favorecedora para cualquier trabajador que la de la mayor parte de los empresarios y empleadores. Pensar en cómo las vacaciones afectan al trabajo no es pensamiento negativo, sino pensamiento constructivo, porque integra en un todo la satisfacción de cada individuo y el éxito del negocio; contrástalo con mi definición de productividad.
    En resumen: es cierto que, como dices, a largo plazo el trabajo no sufre porque las personas se vayan de vacaciones. Más bien al contrario: el trabajo se beneficia mucho. Sin embargo, la organización sí sufre cuando un usuario de un servicio necesita ser atendido un día concreto y no hay nadie que pueda hacerlo. Esto no se soluciona evitando que la gente se vaya de vacaciones, sino gestionando ésta de un modo más libre, más abierto y más consensuado.
    Espero haberme explicado.

  3. Félix dice:

    Radicalmente en contra de que la vacaciones se fijen mediante una negociación personal con el supervisor. La frase “el supervisor velará por sus intereses y tú por los tuyos” es correcta, pero no es justa. Implica presuponer que ambos tienen la misma capacidad de negociación, afirmación que no tiene porqué ser cierta, por lo que una de las dos partes contratantes puede resultar perjudicada. Además, debemos tener en cuenta el egoismo (quizás innato) de muchas personas: el supervisor velará por sus intereses, intenanto maximizar estos, aunque ello resulte gravoso para ti. Tú, asimismo, tratarás de velar por tus intereses, que tiendes a que sean lo más beneficiosos posibles, aunque ello implique un descenso en la productividad de la institución contratante.
    Las vacaciones han de ser reguladas entre los compañeros que se sitúen a tu mismo nivel, coordinaandoos, reforzando así la cohesión del grupo de trabajo y entre todos vigilando que ningún compañero se intente sobreponer al conjunto. Se debe buscar el interés común. Una vez planeadas las vacaciones, su calandario debe ser entregada al supervisor, quien podrá exponer su opinión, que en el caso de ser negativa obligaría a reunir otra vez a los trabajadores para intentar ajustar lo máximo posible el calendario hasta lograr un punto de equilibrio entre las propuestas del conjunto de los trabajadores y las propuestas del supervisor.
    Veo en tu artículo un intento de imponer la libertad sobre la igualdad, lo que me sugiere un cierto tufillo neoliberal bastante peligroso, ya que redunda en el perjuicio de los más desfavorecidos.

  4. cesargon dice:

    Félix, nada más lejos de mi intención que acercarme al neoliberalismo, o avasallar la igualdad. En todo caso, “imponer la libertad” no me parece una mala cosa. Es posible que no me haya explicado del todo bien. Lo que tú propones no se contradice con mi propuesta: regulación entre compañeros, reforzar la cohesión del grupo, búsqueda del interés común, punto de equilibrio. Todo eso es lo que, precisamente, se alcanza mediante el sistema que propugno.
    No caigamos en el error de ver al supervisor como “el enemigo”. No hay dos bandos (supervisor y supervisado), sino dos roles. Ambos están del mismo lado, y trabajan en la misma dirección.
    En todo caso: lo que sí me parece neoliberal y avasallador es que tu empleador te diga, por ejempo, que no puedes coger vacaciones en invierno, o que no puedes cogerte días sueltos y solo puedes coger semanas completas, sin darte razones algunas, simplemente porque sí. Eso sí es atentar contra la libertad de las personas. ¿O no lo ves?

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